অডিট আপত্তি নিষ্পত্তিতে কর্মকর্তাদের দীর্ঘসূত্রিতা না করার নির্দেশ দিয়েছে নির্বাচন কমিশন (ইসি)। সংস্থাটির সংস্থাপন শাখার উপ-সচিব মো. শাহ আলম এরইমধ্যে এ-সংক্রান্ত চিঠি সব কর্মকর্তাকে পাঠিয়েছেন। এতে উল্লেখ করা হয়েছে, সাংবিধানিক প্রতিষ্ঠান অডিট অধিদপ্তরের চিঠির পরিপ্রেক্ষিতে বাংলাদেশ নির্বাচন কমিশন সচিবালয় এবং এর অধীনস্থ আঞ্চলিক, জেলা ও উপজেলা নির্বাচন অফিসগুলোর (প্রকল্পসহ) বিভিন্ন অর্থ বছরের কমপ্লায়েন্স নিরীক্ষার চূড়ান্ত নিরীক্ষা পরিদর্শন প্রতিবেদনে (অওজ) উত্থাপিত আপত্তি ও নিরীক্ষার সুপারিশ অনুযায়ী সংশ্লিষ্ট দপ্তর/শাখা/কার্যালয় থেকে পাঠানো জবাব সুস্পষ্ট, স্বয়ংসম্পূর্ণ, প্রাসঙ্গিক হয় না। এ ছাড়া জবাবের স্বপক্ষে নিষ্পত্তি সহায়ক প্রমাণক ও দলিলপত্রাদি অনুচ্ছেদভিত্তিক যথাযথভাবে সংযুক্ত পতাকাসহ নির্ধারিত সময়ের মধ্যে পাঠানো হয় না। যে কারণে সাংবিধানিক প্রতিষ্ঠান অডিট অধিদপ্তর আপত্তিগুলো নিষ্পত্তির সহায়ক নয় মর্মে মন্তব্য করেন। এতে অডিট আপত্তি নিষ্পত্তিতে দীর্ঘসূত্রিতার সৃষ্টি হয় এবং নির্বাচন কমিশনের ভাবমূর্তি ক্ষুণ্ন হয়। এ অবস্থায় ১০ দফা নির্দেশনা অনুসরণের জন্য বলেছে সংস্থাটি। নির্দেশনাগুলো হলো:
১) ব্রডশিট জবাব ও প্রমাণক প্রস্তুত করে পাঠানোর ক্ষেত্রে অনুসরণীয় বিষয়গুলো নির্ধারিত ছকে ব্রডশিট জবাব প্রস্তুত করতে হবে;
২) নিরীক্ষা প্রতিবেদনে উল্লিখিত মূল আপত্তি ব্রডশিট জবাবের সংশ্লিষ্ট কলামে অন্তর্ভুক্ত থাকতে হবে এবং ঊর্ধ্বতন কর্তৃপক্ষের মন্তব্য/সুপারিশের জন্য যথেষ্ট জায়গা রাখতে
হবে;
৩) প্রত্যেকটি অনুচ্ছেদের ক্ষেত্রে পৃথক পৃষ্ঠা ব্যবহার করতে হবে। প্রযোজ্যক্ষেত্রে একাধিক পৃষ্ঠা আপত্তি সংশ্লিষ্ট জবাবের জন্য ব্যবহার করতে হবে এবং শেষ পৃষ্ঠায় স্বাক্ষর, তারিখ ও সিল ব্যবহার করতে হবে এবং প্রতি পৃষ্ঠায় অনুস্বাক্ষর করতে হবে;
৪) আপত্তিতে বর্ণিত বিষয়ের বিপরীতে সুস্পষ্ট ও স্বয়ংসম্পূর্ণ জবাব প্রস্তুত করতে হবে; জবাবের স্বপক্ষে নিষ্পত্তি সহায়ক প্রমাণক ও দলিলপত্রাদি ব্রডশিট জবাবের সঙ্গে সংযুক্ত করতে হবে;
৫) প্রমাণকগুলো (ফটোকপি) সত্যায়িত হতে হবে; সত্যায়িত ফটোকপি থেকে আবার ফটোকপি করা যাবে না;
৬) সংযুক্ত প্রমাণকগুলোর সারসংক্ষেপ (সংযুক্তি উল্লেখসহ) সংযুক্ত করতে হবে;
৭) টাকা জমা/আদায়ের প্রমাণকের ক্ষেত্রে পৃথক সারসংক্ষেপ সংযুক্ত করতে হবে প্রযোজ্যক্ষেত্রে চালানের অনলাইন ভেরিফিকেশন দিতে হবে;
৮) জবাবের সঙ্গে ধারাবাহিকভাবে সংযুক্ত প্রমাণক ও দলিলপত্রগুলোতে পতাকা লাগিয়ে দিতে হবে। প্রমাণকের নির্দিষ্টতা বোঝাতে প্রযোজ্যক্ষেত্রে মার্কিং করতে হবে;
৯) আপত্তিতে বর্ণিত অনিয়মের বিষয়ে সুস্পষ্ট জবাব লিখতে হবে। অপ্রয়োজনীয় এবং অপ্রাসঙ্গিক বক্তব্য পরিহার করতে হবে এবং সংশ্লিষ্ট বিষয়ে যুক্তিযুক্তভাবে অনুচ্ছেদ আকারে ধারাবাহিকভাবে বক্তব্য উপস্থাপন করতে হবে যাতে করে জবাবটি সহজেই বোধগম্য হয়। আপত্তির পরিশিষ্ট/পতাকার সঙ্গে মিল রেখে জবাব প্রস্তুত ও প্রমাণক সংযুক্ত করতে হবে; এবং
(১০) উল্লিখিত নির্দেশনা অনুসরণে প্রমাণক ০২ প্রস্থ (প্রযোজ্যক্ষেত্রে সত্যায়নসহ) এবং ব্রডশিট জবাবের ০২ প্রস্থ হার্ডকপি নির্বাচন কমিশন সচিবালয়ে পাঠাতে হবে ও সফট কপি ইন্টারনাল অ্যাকাউন্টে পাঠাতে হবে।
১) ব্রডশিট জবাব ও প্রমাণক প্রস্তুত করে পাঠানোর ক্ষেত্রে অনুসরণীয় বিষয়গুলো নির্ধারিত ছকে ব্রডশিট জবাব প্রস্তুত করতে হবে;
২) নিরীক্ষা প্রতিবেদনে উল্লিখিত মূল আপত্তি ব্রডশিট জবাবের সংশ্লিষ্ট কলামে অন্তর্ভুক্ত থাকতে হবে এবং ঊর্ধ্বতন কর্তৃপক্ষের মন্তব্য/সুপারিশের জন্য যথেষ্ট জায়গা রাখতে
হবে;
৩) প্রত্যেকটি অনুচ্ছেদের ক্ষেত্রে পৃথক পৃষ্ঠা ব্যবহার করতে হবে। প্রযোজ্যক্ষেত্রে একাধিক পৃষ্ঠা আপত্তি সংশ্লিষ্ট জবাবের জন্য ব্যবহার করতে হবে এবং শেষ পৃষ্ঠায় স্বাক্ষর, তারিখ ও সিল ব্যবহার করতে হবে এবং প্রতি পৃষ্ঠায় অনুস্বাক্ষর করতে হবে;
৪) আপত্তিতে বর্ণিত বিষয়ের বিপরীতে সুস্পষ্ট ও স্বয়ংসম্পূর্ণ জবাব প্রস্তুত করতে হবে; জবাবের স্বপক্ষে নিষ্পত্তি সহায়ক প্রমাণক ও দলিলপত্রাদি ব্রডশিট জবাবের সঙ্গে সংযুক্ত করতে হবে;
৫) প্রমাণকগুলো (ফটোকপি) সত্যায়িত হতে হবে; সত্যায়িত ফটোকপি থেকে আবার ফটোকপি করা যাবে না;
৬) সংযুক্ত প্রমাণকগুলোর সারসংক্ষেপ (সংযুক্তি উল্লেখসহ) সংযুক্ত করতে হবে;
৭) টাকা জমা/আদায়ের প্রমাণকের ক্ষেত্রে পৃথক সারসংক্ষেপ সংযুক্ত করতে হবে প্রযোজ্যক্ষেত্রে চালানের অনলাইন ভেরিফিকেশন দিতে হবে;
৮) জবাবের সঙ্গে ধারাবাহিকভাবে সংযুক্ত প্রমাণক ও দলিলপত্রগুলোতে পতাকা লাগিয়ে দিতে হবে। প্রমাণকের নির্দিষ্টতা বোঝাতে প্রযোজ্যক্ষেত্রে মার্কিং করতে হবে;
৯) আপত্তিতে বর্ণিত অনিয়মের বিষয়ে সুস্পষ্ট জবাব লিখতে হবে। অপ্রয়োজনীয় এবং অপ্রাসঙ্গিক বক্তব্য পরিহার করতে হবে এবং সংশ্লিষ্ট বিষয়ে যুক্তিযুক্তভাবে অনুচ্ছেদ আকারে ধারাবাহিকভাবে বক্তব্য উপস্থাপন করতে হবে যাতে করে জবাবটি সহজেই বোধগম্য হয়। আপত্তির পরিশিষ্ট/পতাকার সঙ্গে মিল রেখে জবাব প্রস্তুত ও প্রমাণক সংযুক্ত করতে হবে; এবং
(১০) উল্লিখিত নির্দেশনা অনুসরণে প্রমাণক ০২ প্রস্থ (প্রযোজ্যক্ষেত্রে সত্যায়নসহ) এবং ব্রডশিট জবাবের ০২ প্রস্থ হার্ডকপি নির্বাচন কমিশন সচিবালয়ে পাঠাতে হবে ও সফট কপি ইন্টারনাল অ্যাকাউন্টে পাঠাতে হবে।